On nous demande souvent » Que dois-je faire avant la fin de mon bail ? «
La réponse immédiate est directe : examinez attentivement les termes de votre bail. Il expliquera probablement ce que le locataire est tenu de faire lors de la remise des locaux, incluant communément les exigences suivantes :
Retirer tous les articles et installations du locataire de la propriété
Il devrait être facile d’identifier et de retirer les biens meubles du locataire à la fin du bail. Les meubles, la papeterie, les imprimantes et les tasses à café fantaisie entrent tous dans cette catégorie.
Identifier les accessoires fixes du locataire peut être plus difficile. Un article fixé de façon permanente à un bâtiment fait généralement partie des locaux, pour être remis au propriétaire. Un accessoire du locataire est une exception à cette règle, lorsque certains articles fixés par le locataire ont été installés avec l’intention qu’ils restent la propriété du locataire et qu’ils soient emportés par le locataire lorsqu’il quitte la propriété. Il faut envisager de réparer les dommages causés par l’enlèvement de ces éléments fixes.
Un manquement à l’enlèvement d’éléments qui devraient être enlevés selon les termes du bail permettra au propriétaire de réclamer les coûts d’enlèvement et de disposition de ces éléments du locataire après la fin du bail. En savoir plus sur la lettre résiliation bail
Remise en état des modifications
Souvent, un bail contiendra une interdiction de modifications ou une exigence que toute modification autorisée effectuée pendant l’occupation du locataire doit être remise en état.
Il faut s’efforcer d’essayer de convenir de l’étendue des travaux de remise en état avec le propriétaire. Il se peut qu’il y ait un avantage mutuel à conserver certaines altérations précieuses, si celles-ci sont bénéfiques à l’utilisation future des locaux par le propriétaire.
Toutes les altérations qui doivent être laissées in situ doivent être cédées dans l’état de réparation requis. Même s’il n’y a pas d’obligation pour un locataire de remettre en état les altérations, il est tenu de remettre en état toute altération non autorisée. Un propriétaire peut demander des dommages-intérêts pour tous les travaux de remise en état qui sont requis, mais que le locataire n’entreprend pas.
Rendre les locaux en état de réparation
Les locataires sont généralement tenus de conserver les locaux dans un certain niveau de réparation et de rendre les locaux en adoptant ce même niveau. La norme de réparation est généralement déterminée par les termes du bail (bien que des facteurs externes, tels que l’âge, l’emplacement et le caractère des locaux, aient également une incidence sur la norme de réparation).
Un propriétaire peut réclamer des dommages pécuniaires contre le locataire pour toute perte découlant du défaut de remise des locaux conformément aux obligations de réparation. C’est ce qu’on appelle communément une réclamation pour vétusté. Les honoraires professionnels, les coûts de l’entrepreneur et la perte de loyer peuvent également être réclamés.
Souvent, les coûts associés au retrait des articles du locataire et à la remise en état des modifications sont également inclus dans une telle réclamation pour vétusté. Les réclamations pour vétusté peuvent devenir très complexes et donc devenir coûteuses. Diverses défenses sont à la disposition d’un locataire confronté à une réclamation pour vétusté, selon les circonstances et les dispositions du bail. Une évaluation d’expert et des preuves techniques (y compris l’analyse de l’équipement mécanique et électrique spécialisé) sont souvent nécessaires pour poursuivre ou défendre une réclamation pour vétusté.
Il convient de demander rapidement l’avis d’un expert en bâtiment, expert en réclamations pour vétusté, ainsi qu’un avis juridique, pour évaluer le bien-fondé de toute réclamation (c’est-à-dire les travaux réclamés et les coûts de ces travaux) et tous les moyens de défense disponibles. Cela permettra une négociation précoce et donnera la meilleure chance de régler une réclamation sans le coût et les dépenses d’un procès. Il existe un protocole qui doit être suivi avant qu’un propriétaire ne fasse une réclamation. Ce protocole cherche à obtenir un échange précoce d’informations dans le but de promouvoir les possibilités de règlement bien avant qu’une action en justice ne soit nécessaire.
Respect des obligations statutaires
Les locataires doivent se méfier d’une disposition générale du bail visant à « respecter les obligations statutaires ». Cette disposition permet à un propriétaire de poursuivre son locataire pour tout manquement à la législation concernant l’occupation des locaux. Il est donc important de s’assurer qu’à la fin du bail, un locataire est en mesure de prouver des certificats de conformité statutaire/travaux sur papier à jour pour l’électricité, les alarmes incendie, l’éclairage d’urgence, le contrôle de l’amiante, etc.
Si les locaux n’atteignent pas les exigences statutaires pertinentes, le propriétaire peut essayer de réclamer les coûts des travaux nécessaires pour atteindre les normes conformes. Cela peut être très coûteux et un locataire doit s’assurer qu’il prépare toute la documentation pertinente à remettre à la fin du bail.
Délai
Le processus de cession doit être géré de manière proactive, en particulier lorsqu’un locataire déménage dans un autre local. Bien que le locataire doive souvent se conformer à ses obligations locatives, il convient d’obtenir rapidement des conseils quant aux travaux appropriés. Des facteurs externes, tels que le bâtiment devenant mûr pour le redéveloppement, peuvent signifier qu’entreprendre des travaux de réparation ou de remise en état importants n’est pas toujours approprié dans les circonstances.
Par conséquent, des conseils précoces d’experts en bâtiment et en évaluation permettront au locataire de prendre une décision éclairée.
Si le bail d’un locataire prend fin en raison de l’exercice d’un avis de rupture, il existe des considérations supplémentaires. Un client devra satisfaire pleinement toute condition de rupture contractuelle et obtenir des conseils spécifiques sur les termes de toute condition de rupture. C’est un domaine technique et strict de la loi et donc un locataire opérant une rupture pour mettre fin à son bail devrait prendre des conseils spécifiques sur les exigences nécessaires pour remplir toute condition de rupture.